「供應商稽核」(Supplier Audit)又稱「第二者稽核」(Second Party Audit),是公司對提供其產品與服務供應商的稽核行動。「稽核者」為公司內部人員(或公司委託之顧問),「被稽核者」是外部公司(即供應商)。
對每個公司行號而言,選擇供應商是個很重要的課題。因為選對供應商,對公司未來潛在的問題與風險相對較少。但要如何選對供應商,及管理供應商呢?
選擇供應商是個需要不斷優化的工作,每年都應定期檢視所有供應商的合作情形,同時挖掘其他優質的新廠商。持續的管理與檢視,除了確保貨源不間斷,也可保持公司在市場上的競爭力。
「供應商管理」可分為幾個方面:定期審查、書面審查、實際稽核。
在供應商「定期審查」時,常見的評核項目如下:
1. 品質(Quality):產品品質好,成本相對高,而品質雖然關鍵,卻非絕對,還需考慮良率。
2. 價格(Price):應調查市場行情,合理範圍內的價格差距都是可接受的。
3. 交期(Delivery time):可以接受合理的延遲理由;但若是不合理,在反應後也應改進。
4. 配合度(Degree of adaptability):是否會主動幫忙解決問題(事情處理能力)或及時回應。
若欲安排「書面審查」或「實際稽核」,基於風險的角度,會優先選擇供應商所提供的產品或服務為「重要性高」與「風險性高」的項目,提出審查與稽核的需求。
1. 「書面審查」需求提出後,提供稽核問卷給供應商填寫,接收問卷回覆後進行審查,若有疑問應提出,直到問題獲得解答或改善完成,即審查通過。
2. 「實際稽核」需求提出後,調查雙方合適的時間,寄送稽核查核通知(Audit Agenda),在約定日期到供應商現場執行實際稽核,於稽核後彙整稽核評估報告(Audit report),提供並告知供應商改善或建議事項,確認改善後結案。
「源資生物科技核酸實驗室」提供的測試服務項目經歷過幾次外部顧客的書面審查與實際稽核,實驗室也透過這幾次的書面審查與實際稽核知道顧客著重的議題,並依照這些面向去檢視與改善。
以下彙整不同顧客在「實驗室測試服務現場」執行「供應商稽核」時,所關注的共同議題:
(1)公司基本資料、市場狀況。(2)管理權責。(3)品質管理系統、認證系統。(4)教育訓練、人員資格驗證與授權。(5)實驗室環境及設備管理、電腦系統管制、紀錄追溯性。(6)試驗方法、引用標準、確效。(7)標準品、試劑、儀器,效期與使用紀錄管理。(8)收樣及檢驗管理。
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